System, Module & Add-Ons
Erfahren Sie hier alles, was Sie zu unserem Campus Management System academyFIVE sowie den zahlreichen Modulen und Add-Ons wissen müssen.
System, Module & Add-Ons
Grundsystem
Im Campus Management System academyFIVE wird der komplette Student Life Cycle in einem integrierten System abgebildet. Sie verwalten in academyFIVE sämtliche Daten von Interessierten, Bewerbenden, Studierenden, Alumni, Hochschulmitarbeitenden und Dozierenden, aber auch von externen Kontakten, Partnern und Institutionen komfortabel über ein System. Dabei lassen sich Verknüpfungen zwischen Personen und Institutionen sowie Beziehungen von Unternehmen und Institutionen untereinander problemlos darstellen. Zudem können Werdegänge und Lebensläufe zu jedem Profil hinterlegt werden. Umfangreiche Suchmöglichkeiten inklusive Verteiler- und Schlagwortmanagement sowie diverse Filteroption verschaffen Ihnen viel Zeitersparnis.
Mit dem academyFIVE Modul zur Landesamtstatistik erstellen Sie mit wenigen Klicks alle Hochschul-relevanten Statistiken. Durch das integrierte System werden relevante Daten wie beispielsweise Adressinformationen direkt aus academyFIVE übernommen. Alle weiteren notwendigen Angaben werden zentral an einer Stelle verwaltet. Auch die für österreichische Hochschulen verpflichtende Meldung von Daten zu Studierenden und Bewerbenden sowie zum Personal kann über die BIS Meldung von academyFIVE generiert werden.
Mit der academyFIVE Kurs- und Raumplanung lässt sich der gesamte statusgetriebene Planungsprozess individuell innerhalb eines Systems abbilden. Dabei werden ein Kurs- und Vorlesungsverzeichnis sowie ein konkreter Stundenplan für Studierende und Dozierende bereitgestellt. Eine frühzeitige Planung auf Basis von Planungsgruppen ist ebenso möglich wie die direkte Lösung von Konflikten durch eine visuelle Matrixdarstellung der freien Terminslots. Ebenfalls ein Bestandteil sind eine effektive Ressourcenprüfung und die Berücksichtigung aller relevanten Daten zu Teilnehmendenzahlen, Räumen, Verfügbarkeit der Lehrenden und benötigter technischer Ausstattung. Auch Einzelbetreuungen (Bachelor- oder Master-Thesis) sowie Einzelunterricht können in unserem Campus Management System abgebildet werden. Außerdem können Kursangebote in beliebige Veranstaltungsarten (Vorlesung, Seminar, Tutorium etc.) geclustert und gezielt darüber gefiltert werden. Wichtige Statistiken wie Soll-Ist-Vergleiche über geplante und geleistete Stunden oder Abwesenheitsquoten helfen beim Controlling.
academyFIVE stellt für die effiziente Kommunikation mit allen Beteiligten diverse Tools bereit. Somit können Interessente, Bewerbende, Studierende, Dozierende und externe Kontakte mittels E-Mail, interner Nachrichten und SMS erreicht werden. Zudem erleichtert ein Aufgabensystem die interne Koordination. Eine ideale Ergänzung dazu ist unser professionelles academyFIVE Customer Relationship Management (CRM) System, welches sich optimal für Ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten eignet, da es den speziellen Bedürfnissen von Hochschulen in vollem Umfang gerecht wird. Mit dem optionalen Outlook-Plugin schließen Sie den Kommunikationskreislauf und haben die gesamte Korrespondenz jederzeit in der Kontakthistorie im Überblick.
Das Prüfungsmanagement ist der zentrale Baustein des academyFIVE Systems. Es können komplexe Studien- und Prüfungsordnungen ohne technische Kenntnisse abgebildet werden. Eine beliebig tiefe Strukturierung in Bereiche, Module und Fächer ist dabei ebenso möglich wie die Festlegung von Credits und Regeln, die Definition von Bewertungsschemata, die Unterteilung in Pflicht- und Wahlbereiche sowie die Vorgabe von Rechenregeln. Ein weiterer Vorteil von academyFIVE ist die vollständige Unterstützung des European Credit Transfer Systems (ECTS). Die Endnote sowie benötigte Zwischenergebnisse werden automatisiert berechnet. Mit den erfassten Noten lassen sich alle Formen von Abschlussdokumenten wie Transcript of Records oder Diploma Supplement individuell gestaltet generieren.
CampusWEB ist das integrierte academyFIVE Online-Portal für Studierende und Dozierende. Direkt auf der Startseite werden die wichtigsten News angezeigt: Prüfungsergebnisse, Vorlesungsausfälle oder Verschiebungen. Das CampusWEB ist mittels Progressive Web App (PWA) Technologie auch als App auf mobilen Endgeräten für die gängigen Betriebssysteme wie Android und Apple iOS verfügbar. Damit haben Studierende und Dozierende alle relevanten Informationen auch unterwegs immer dabei. Zudem bietet die mobile App Zugriff auf alle kursrelevanten Informationen wie Kursbeschreibung, Vorlesungsinhalte, Termine und Abgaben. Es können Noten und Stundenpläne eingesehen und Dokumente sowie Kursmaterial heruntergeladen werden. Die Nutzenden können Profildaten pflegen und mit anderen Nutzenden mittels E-Mail, interner Nachricht oder in Foren kommunizieren. Mittels Self Service-Funktionen im CampusWEB werden die Verwaltungsmitarbeitenden entlastet.
Module
Digitale Prozesse gewinnen zunehmend an Bedeutung und werden im öffentlichen Sektor zur gesetzlichen Pflicht. Mit academyFIVE können Sie alle Dokumente – von Studienverträgen über Immatrikulationsbescheinigungen bis hin zu Diplomzeugnissen – automatisiert, rechtsgültig und fälschungssicher ausstellen. Damit sparen Sie nicht nur Zeit und Druckkosten, sondern entlasten auch Ihre Verwaltung. Gleichzeitig werden die rechtkonformen Aufbewahrungsfristen sichergestellt. Zudem werden papiergebundene Prozesse abgelöst, was wiederum als Basis für Big Data oder KI-Projekte dient.
Von der Erstellung der Dozierenden-Verträge und Beschäftigungsverhältnisse pro Semester, über die Abbildung der Lehraufträge, bis hin zur Generierung der Personalstatistik – mit dem Lehrauftragswesen können Sie in academyFIVE einen komplett integrierten Prozess abbilden. Verträge können über PDF- oder MS-Word-Vorlagen ganz einfach erstellt und per E-Mail versendet werden. Dozierende können zugewiesene Lehraufträge online annehmen, kommentieren und die tatsächlich stattgefundenen Lehrveranstaltungen direkt abrechnen. Vertraglich zur Verfügung stehende Lehreinheiten werden Ihnen bei der Terminplanung angezeigt und mit dem Soll-Ist-Vergleich haben Sie sämtliche Daten immer zur Kontrolle im Überblick.
Mit dem academyFIVE Modul für Abgaben, Projekte und Praktika werden Workflows über alle Interessentenvertretenden hinweg digital abgebildet. Von der Studierendenanfrage, der Betreuendenauswahl (auch extern), über den Dokumentenaustausch, bis hin zur Bewertung, Lehrauftragsvergabe und Archivierung, können die Prozesse komplett individuell definiert und mit Eigenschaften wie Thesis, Praktika oder Studienarbeit versehen abgebildet werden. Zudem besteht die Möglichkeit, automatische Erstellungen von Einzelbetreuungen und entsprechenden Prüfungen samt Generierung der zugehörigen Lehraufträge vorzunehmen. Eine Kommentarfunktion für alle Beteiligten verhilft zu einer einfachen und barrierefreien Kommunikation untereinander.
Mit academyFIVE Analytics können Sie alle im Campus Management System erfassten Daten auswerten und diese Auswertungen grafisch darstellen. Mittels Dashboard System legen Sie beliebig viele Dashboards an. So werden dem Anwender bzw. der Anwenderin direkt nach dem Login alle für ihn oder sie relevanten Informationen ansprechend darstellt. Zudem gibt es die Möglichkeit, eine individuelle Erweiterung der Berichte nach eigenen Anforderungen vorzunehmen. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept hilft dabei, keinen unbeabsichtigten Zugriff zu ermöglichen. Profitieren Sie außerdem von den zahlreichen vorkonfigurierten Auswertungen wie beispielsweise dem Interessent:innen- oder Bewerbendenmanagement, bei denen unter anderem Vergleiche zum Vorjahreszeitraum gezogen werden können.
Wenn Ihre Hochschule sowohl mit dem Campus Management System academyFIVE als auch mit der Learning Management Software Moodle arbeitet, hilft Ihnen das Moodle Plugin dabei, Daten aus academyFIVE auf Knopfdruck automatisiert zu importieren. Teilnehmenden-, Dozierenden- und Prüfungsdaten sowie Kursangebote werden entweder automatisch oder auf Knopfdruck synchronisiert. Die Benutzendenverwaltung kann manuell oder über ActiveDirectory/LDAP erfolgen. So können beispielsweise Lehrveranstaltungen in academyFIVE direkt mit Lernräumen von Moodle verbunden und Bewertungen aus Moodle direkt ins Campus Management System zurück übertragen werden.
Da das elektronische Studierenden-Meldeverfahren seit dem 1. Januar 2022 verpflichtend ist, kann der gesamte Meldeprozess komplett automatisch über academyFIVE erfolgen. Haben Studienbewerber:innen bei ihren Krankenkassen ein Studium angegeben, kann unser Campus Management System die von den Krankenkassen gesendeten Daten abrufen und direkt im jeweiligen Personenprofil in academyFIVE abspeichern. Hochschulmitarbeitende pflegen wie bislang Immatrikulation und Exmatrikulation der Studierenden, diese Informationen werden dann selbständig vom System an die Krankenkasse übermittelt. Eine übersichtliche Liste ermöglicht es den Hochschulmitarbeitenden, den jeweiligen Status der Meldungen einzusehen, um so bei Bedarf nacharbeiten zu können.
Mit dem academyFIVE Bewerbungsmanagement steht einem flexibel und individuell gestalteten Onlinebewerbungsprozess nichts mehr im Weg. Von der Bewerbungsabsicht bis hin zur Zulassung ist der gesamte Ablauf komplett integriert gestaltet. Die Profile der Bewerbenden können direkt an das academyFIVE System übergeben werden. Zudem besteht die Möglichkeit, mehrere Onlinebewerbungen parallel anzubieten. Ein zusätzliches Zulassungsmanagement ermöglicht die Generierung automatisierter Zulassungsvorschläge basierend auf individuellen Bewerbendengruppen.
academyFIVE stellt für die effiziente Terminorganisation mit allen Beteiligten eine Kalendersynchronisation für Outlook 365 zur Verfügung. Somit können Studierende, Dozierende und Verwaltungsmitarbeitende alle Hochschultermine in ihren persönlichen Office 365 Outlook-Kalender synchronisieren, können diese in andere Kalender (z.B. Android) verlinken und haben damit all ihre Termine in einem Kalender zusammengefasst. Kurzfristige Terminverschiebungen werden allen Teilnehmenden direkt mitgeteilt. Ebenfalls möglich ist die Ergänzung einer Anfahrtsbeschreibung zum Termin über Standortpflege der Räume. Da Termine für Räume über Outlook gebucht werden, ist keine Überbuchung von Räumen mehr möglich.
Mit dem academyFIVE Finanzmodul werden automatisiert regelmäßige Zahlungen sowie individuelle Rechnungen gestellt und abgebildet. Dazu gehört die Dokumentation des gesamten Prozesses – angefangen vom Rechnungsentwurf bis hin zur vollständigen Zahlung. Durch die profilbezogene Sicht im CampusWEB sind alle Rechnungsläufe komplett digitalisiert. Somit ist ein durchgängiger Zahlungs- und Mahnprozess garantiert. Mittels Self Service-Funktion erhalten Studierende ihre Zahlungsbestätigungen im Campus WEB.
Add-Ons
Mit der Funktion Curriculare Kurswahl können sich Ihre Studierenden entsprechend ihres Curriculums vollkommen selbstständig für Kurse und Module anmelden. Dabei werden sowohl Wahl- als auch Pflichtfächer berücksichtigt. Sie legen vorab die Einschreibefrist fest und ordnen die zu wählenden Kurs- und Veranstaltungsangebote der entsprechenden Einschreibefrist zu. Die Kurswahl wird für die Studierenden in deren Curriculum Übersicht angezeigt. Neben dem jeweiligen Kurs ist die An- oder auch Abmeldung mittels Button vorzunehmen.
Mittels Single Sign-on (SSO) kann ein Benutzer bzw. eine Benutzerin nach einer einmaligen Authentifizierung auf alle Dienste, wie beispielsweise academyFIVE, die Community oder die Progressive Web App (PWA) zugreifen. Die einmalige Anmeldung läuft z.B. über Azure AD oder alle anderen Dienste zur Identitäts- und Zugriffsverwaltung, die OpenID Connect unterstützen. Dazu zählen etwa die Dienste von SWITCH edu-ID, Shibboleth, Amazon, Okta, Auth0 oder Google.
Das academyFIVE Outlook Add-in ist die perfekte Ergänzung für Ihr Campus Management System. Diese Funktion ermöglicht Ihnen nicht nur ein effizienteres Arbeiten, sondern Sie können auch auf einen geschlossenen und sicheren Kreislauf bei der E-Mail-Kommunikation mit Ihren Studierenden und Dozierenden im Rahmen des Datenschutzes vertrauen. Ihre gesamte Kommunikation wird an einem Ort gebündelt und auch die Dokumentationspflicht wird erfüllt. Das Outlook Add-in ordnet Profile automatisch der jeweiligen E-Mail-Adresse zu, erlaubt das Abrufen von Basis-Profilen und merkt sich bereits hochgeladene Mails zur Vermeidung von Dubletten. Zudem verschafft Ihnen das Add-in die Möglichkeit einer Profilsuche sowie des Uploads von Anhängen in den Infopool von academyFIVE. Gleichzeitig werden die neuesten Sicherheitsstandards (TLS) unterstützt.
Im Modul Prüfungsanmeldung können sich Studierende über das CampusWEB zu Prüfungen anmelden. Beim Anlegen von Prüfungsanmeldungen wird unterschieden zwischen der regulären Prüfungsanmeldephase, den Zwischenprüfungen und den Nachholprüfungen. Bei der regulären Prüfungsanmeldephase werden alle möglichen Prüfungen angezeigt, bei den anderen Phasetypen nur Prüfungen mit dem Typ Zwischenprüfung bzw. Nachholprüfung. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Termine für eine Prüfung anzulegen. Studierende, die für diese Prüfung zugelassen sind, können sich dann für ein konkretes Datum entscheiden. Zudem kann sich der oder die Studierende optional selbstständig zu einem anderen Termin um- oder kompltt abmelden. Sie können auch mehrere Standorte hinterlegen, sowie eine Nachmelde- oder Stornierungsfrist festlegen.
In academyFIVE können Sie aus dem Kursmanagement einzelne Kurse und Seminare komplett abrechnen, ohne zum Finanzmodul wechseln zu müssen. Die Rechnungen werden direkt aus dem Kurs erzeugt und auch der Status der Rechnung kann dort geändert werden. Vom Entwurf bis zur Bezahlung der Rechnung sehen Sie im Kurs immer den aktuellen Status und behalten den Überblick über den Fortschritt der Abrechnung Ihrer Veranstaltung.
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Seit 20 Jahren sind wir Experten in der Digitalisierung von Hochschulprozessen. Zahlreiche Kunden vertrauen auf unser Campus Management System academyFIVE.
