FH Vorarlberg & academyFIVE: Vom Systemwechsel zur strategischen Partnerschaft
Die FH Vorarlberg zählt zu den Pionierinnen der österreichischen Fachhochschullandschaft. Seit 1994 bietet sie Bachelor- und Masterstudiengänge in den Bereichen Wirtschaft, Technik, Gestaltung sowie Soziales und Gesundheit in Vollzeit, berufsbegleitend oder in dualen Studienmodellen an. Als stark regional verankerte Hochschule im Bodenseeraum betreut sie heute rund 1.700 Studierende sowie weitere 300 Teilnehmende in der Weiterbildung.
Als die FH Vorarlberg europaweit nach einem neuen Campus Management System suchte, ging es um weit mehr als die Ablösung einer Software. Das bisherige Altsystem AIS, das auf Basis von Oracle Forms entwickelt worden war, war über viele Jahre zum digitalen Herzstück der Hochschule gewachsen und tief verbunden mit Lernplattform, Identity Management, Abrechnung, Planung und zahlreichen weiteren Anwendungen. Ein Systemwechsel bedeutete daher: sämtliche Prozesse, Daten und Abhängigkeiten neu denken.
Nach der europaweiten Ausschreibung mit 768 definierten Kriterien, fiel die Entscheidung auf academyFIVE. Besonders überzeugt hat die FH Vorarlberg die Fähigkeit des Systems, komplexe Hochschulprozesse zukunftssicher abzubilden:
„Letzten Endes war academyFIVE unter allen Bewerbenden das System mit dem breitesten Funktionsumfang und modernster Technologie.“
— Egon Niederacher, IT-Leiter FH Vorarlberg
Digitale Prozesse entlang des gesamten Student Life Cycle
Die Einführung von academyFIVE war ein Großprojekt mit klarer Deadline: Aufgrund der zahlreichen Abhängigkeiten war eine schrittweise Einführung nicht möglich. Deshalb wurden bereits früh Echtdaten migriert, Prozesse harmonisiert, Key User geschult und kundenspezifische Anforderungen im Rahmen der academyFIVE Standardsoftware umgesetzt, um den festgelegten Zeitrahmen einzuhalten.
Die FH Vorarlberg nutzt academyFIVE im Vollbetrieb — inklusive aller Module und Portale für Studierende, Lehrpersonen und externe Partner. Damit bildet die Hochschule den gesamten Student Life Cycle und die Kommunikation mit allen Beteiligten digital ab: von der Bewerbung über Zulassung, Studium, Prüfungen bis hin zum Alumni Management. Über automatisierte Schnittstellen ist academyFIVE unter anderem mit Mobility Online, SAP, ILIAS, Active Directory/LDAP, Studierendenmeldungen, der Microsoft-Palette und Webformularen verbunden.
Dokumente wie Ausbildungsverträge, Fortsetzungsbestätigungen, Abschlussdokumente oder ÖH-Rechnungen, werden vollständig digital bereitgestellt und mithilfe der digitalen Signatur rechtssicher verarbeitet.
Die Effekte sind messbar: Allein beim digitalen Ausbildungsvertrag werden jährlich rund 20.800 Seiten Papier eingespart. Gleichzeitig reduzieren sich manuelle Prozessschritte und Bearbeitungszeiten erheblich, während der Bedarf an physischer Archivierung um 47 % sinkt.
Studierende und Mitarbeitende profitieren dadurch von schnelleren Abläufen, medienbruchfreien Prozessen und einer modernen digitalen Serviceumgebung.
Zentrale Plattform für transparente Hochschulprozesse
Mit academyFIVE konnte die FH Vorarlberg Informationen, Prozesse und Kommunikationswege in einer Plattform zusammenführen. Studierende, Lehrende und Mitarbeitende greifen heute über integrierte Portale auf relevante Informationen, Services und Prozessabläufe zu.
Für Egon Niederacher, IT-Leiter der FH Vorarlberg, liegt ein wesentlicher Vorteil vor allem in der zentralen Verfügbarkeit und Transparenz von Informationen und Prozessen:
„Wir konnten Wissen zentralisieren und Prozesse transparent abbilden. Dadurch stehen relevante Informationen hochschulweit zur Verfügung und Abläufe bleiben langfristig nachvollziehbar.“
Standardsoftware, die flexibel bleibt
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Zusammenarbeit war die Kombination aus Standardsoftware und Anpassungsfähigkeit. academyFIVE brachte als integriertes Campus Management System bereits einen sehr breiten Funktionsumfang mit. Gleichzeitig konnten Anforderungen der FH Vorarlberg so umgesetzt werden, dass sie zur Hochschulpraxis passten:
„Für uns bedeutet academyFIVE alle Hochschulprozesse auf Basis einer leistungsfähigen Standardsoftware zu realisieren oder weiterzuentwickeln. Die meisten Anpassungen sind heute bereits im Standard möglich, Schnittstellen erlauben eine saubere Integration in andere Systeme. Und wenn wir dann doch mal eine neue Funktionalität brauchen, ist Simovative flexibel genug, das für alle Kunden mittelfristig zu entwickeln.”
— Egon Niederacher, IT-Leiter FH Vorarlberg
academyFIVE wurde damit nicht nur als Software eingeführt, sondern als Plattform für einheitliche, nachvollziehbare und weiterentwickelbare Hochschulprozesse.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe — seit mehr als zehn Jahren
Aus dem Einführungsprojekt ist eine strategische Partnerschaft entstanden. Seit mehr als zehn Jahren arbeiten die FH Vorarlberg und Simovative eng zusammen. Dabei geht es nicht nur um die Weiterentwicklung einzelner Funktionen, sondern um einen kontinuierlichen Austausch darüber, wie Hochschulverwaltung heute und in Zukunft funktionieren kann.
„Es ist wirklich beeindruckend zu sehen, wie sich academyFIVE in den letzten 10 Jahren entwickelt hat. Mit neuen Kunden ist der Funktionsumfang nochmals enorm gewachsen. Besonders hervorzuheben ist aber auch die laufende Modernisierung der technologischen Basis, das sichert einen langfristigen Einsatz.“
— Egon Niederacher, IT-Leiter FH Vorarlberg
Diese Zusammenarbeit auf Augenhöhe hat nicht nur der FH Vorarlberg genutzt. Auch academyFIVE selbst wurde durch die Anforderungen der Hochschule weiterentwickelt. So entstanden und reiften Module, die heute vielen Hochschulen zugutekommen — etwa im Prüfungsmanagement oder bei komplexen Verwaltungsprozessen.
Das zeigt, wie wertvoll diese Form der Kooperation ist: Hochschulen bringen konkrete Prozessrealitäten ein und Simovative übersetzt diese Anforderungen in skalierbare Softwarefunktionen für alle academyFIVE Kundinnen und Kunden.
Der nächste Schritt: KI-gestützte Workflow-Automatisierung
Die enge Partnerschaft zwischen der FH Vorarlberg und Simovative zeigt sich auch in gemeinsamen Innovationsprojekten.
Sandra Baier, Senior IT Business Analyst an der FH Vorarlberg, beschäftigt sich im Rahmen ihrer Masterarbeit intensiv mit der Zukunft der Hochschulverwaltung und untersucht, wie KI-gestützte Workflow-Automatisierung Verwaltungsprozesse an Hochschulen verändern kann. Zusammen mit Simovative werden dabei konkrete Anwendungsszenarien analysiert und prototypisch umgesetzt.
„Gemeinsam mit Simovative evaluieren wir, wie sich KI-gestützte Workflows sinnvoll in academyFIVE integrieren lassen, um unsere Prozesse gezielt zu automatisieren und Mitarbeitende zu entlasten.“
— Sandra Baier, Senior IT Business Analyst, FH Vorarlberg
Im Fokus stehen Prozesse mit hohem manuellem Aufwand, langen Durchlaufzeiten und vielen wiederkehrenden Arbeitsschritten. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.
Ein konkretes Beispiel ist die automatisierte Prüfung von Profilbildern im Bewerbungsprozess. Bislang mussten Mitarbeitende Bilder manuell auf Kriterien wie Belichtung, Bildausschnitt oder Qualität kontrollieren. Heute kann dieser Prozess KI-gestützt erfolgen: Entspricht ein Bild nicht den definierten Anforderungen, wird automatisch eine Nachricht an den Bewerbenden versendet mit der Aufforderung, ein neues Bild über die a5-Onlinebewerbung hochzuladen. Der gesamte Ablauf wird direkt in academyFIVE dokumentiert.
Auch weitere Szenarien - etwa Übersetzungen, Qualitätsprüfungen von Fachbeschreibungen oder KI-unterstützte Workflows im Prüfungsmanagement - werden zusammen evaluiert. Eine echte Innovationspartnerschaft ist entstanden — mit Lösungen, von denen perspektivisch viele Hochschulen profitieren.
Digitalisierung als kontinuierlicher Prozess
Das Beispiel der FH Vorarlberg zeigt, dass erfolgreiche Digitalisierung nicht mit dem Go-live endet. Der Systemwechsel auf academyFIVE war der Startpunkt. Die strategische Partnerschaft, die gemeinsame Weiterentwicklung und die heutige Beschäftigung mit KI-gestützten Workflows zeigen: Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess.
„Die Grundlage, die wir in den vergangenen Jahren geschaffen haben, ermöglicht uns jetzt den nächsten Schritt: Prozesse nicht nur digital abzubilden, sondern intelligent zu automatisieren.“
— Egon Niederacher, IT-Leiter FH Vorarlberg
Fazit: Eine Partnerschaft mit Wirkung
Die FH Vorarlberg hat mit academyFIVE ein zentrales Campus Management System eingeführt, das heute den gesamten Student Life Cycle abbildet, umfangreiche Funktionen nutzt, zahlreiche Systeme integriert und eine intelligente Hochschulverwaltung ermöglicht.
Gleichzeitig ist aus dem Projekt eine strategische Partnerschaft entstanden. Die FH Vorarlberg bringt konkrete Anforderungen aus dem Hochschulalltag ein, Simovative ergänzt diese um technologische Expertise, Prozess-Know-how und die Erfahrung aus zahlreichen weiteren Hochschulprojekten. Gemeinsam entstehen Lösungen, die Hochschulen nachhaltig entlasten und weiterbringen.
So entsteht echte Wirkung für Studierende, Mitarbeitende und Lehrende.
