Success Story FH Vorarlberg
Projekt mit gegenseitigem Benefit – Stellen Sie sich vor, Ihre Hochschule arbeitet seit 20 Jahren auf einem einzigen System, welches alle Daten beherbergt, alle Verwaltungsprozesse steuert und mit einer Vielzahl an Drittapplikationen verknüpft ist. Dieses System soll nun durch ein modernes integriertes Campus Management System ersetzt werden. Selbstredend, dass ein solches Großprojekt für Ihre Hochschule eine immense Herausforderung darstellt und Sie nicht nur ein ausgereiftes System, sondern auch einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite benötigen. Die FH Vorarlberg in Dornbirn stellte sich dieser Herausforderung und schenkte nach einer europaweiten Ausschreibung der Simovative GmbH und Ihrem Campus Management System academyFIVE das Vertrauen. Am Ende profitierten beide Seiten von der Zusammenarbeit.
Die Hochschule
Die FH Vorarlberg startete bereits 1994 mit einem der ersten Fachhochschulstudiengänge Österreichs und ist ein Pionier der österreichischen Fachhochschulen. In den Bereichen Wirtschaft, Technik, Gestaltung sowie Soziales und Gesundheit werden Bachelor- und Masterstudiengänge als Vollzeit- und berufsbegleitende Studienformen sowie als duales Modell angeboten. Vor rund 20 Jahren wurde an der FH Vorarlberg in Zusammenarbeit mit anderen FHs das Altsystem AIS auf Basis von Oracle Forms entwickelt. In diesem System steckte nicht nur das komplette Herzstück der FH Vorarlberg, es war zudem stark vernetzt mit einer Menge an Drittapplikationen, wie LMS, einem externen Identity Management System, Abrechnungs- und Planungstools u.v.m. Da AIS in der Zwischenzeit nicht mehr weiterentwickelt wurde und die FH Vorarlberg aufgrund ihres Wachstums Prozesse professionalisieren und standardisieren wollte, sollte eine neue dauerhafte und zeitgemäße Lösung her, die möglichst alle Anforderungen der FH Vorarlberg erfüllt. Im Jahr 2014 wurde mit der internen Vorbereitung des Großprojekts begonnen, 2015 startete eine europaweite Ausschreibung, um den idealen Anbieter zu finden. Hierfür wurden auf Basis von standardisierten Prozessen 768 Kriterien erstellt, die der zukünftige Anbieter möglichst umfangreich erfüllen sollte.
Die Herausforderung
Die Ablösung des Altsystems musste in einem Rutsch vonstattengehen, eine sequenzielle Einführung war aufgrund der vielen Abhängigkeiten nicht möglich. Hierfür gab es einen straffen und fest vorgegebenen Zeitplan, den es einzuhalten galt. Eine große Herausforderung stellte dabei die Übernahme des umfangreichen Datenvolumens dar. Um das System dennoch möglichst frühzeitig mit Echtdaten testen zu können und kein Risiko beim Go-Live einzugehen, musste daher eine permanente Datenmigration mit beachtlichen Umfang stattfinden. Weiters wurden kundenspezifische Anforderungen im Rahmen der academyFIVE Standardsoftware umgesetzt und einige neue Technologien eingeführt, wie bspw. die Digitale Signatur oder eine Schnittstelle für Office365. Über 100 individuelle Dokumentvorlagen und Berichte wurden außerdem in das System integriert, sowie eine große Menge Drittsysteme mittels academyFIVE SOAP und REST API individuell angebunden. Insgesamt kann man von einer beidseitigen Herausforderung sprechen und auch die Simovative profitierte letztendlich stark von der Zusammenarbeit mit der FH Vorarlberg: Um die gegebenen Anforderungen erfüllen zu können, wurden neue Module entwickelt, die den Funktionsumfang der Standardsoftware academyFIVE um ein Vielfaches erweitert haben.
Die Lösung
Die Anforderungsdokumentation ließ ausreichend Gestaltungsmöglichkeiten, um die Anforderungen optimiert abzubilden. Die FH Vorarlberg startete eine europaweite Ausschreibung und entschied sich letztendlich für die Standard-Software academyFIVE. Nach erfolgreichem Kick-off wurde umgehend die Phase der Prozessharmonisierung gestartet und Workshops vor Ort abgehalten. Zeitgleich wurde das System im entsprechenden Zeitplan implementiert und die erforderlichen Programmierungen und Anpassungen durchgeführt. So konnte academyFIVE erfolgreich und fristgerecht abgenommen werden und die Schulungen für Key User und Prozessverantwortliche starteten. Simovative ist es damit gelungen, dieses Großprojekt und den komplizierten Umzug aus dem Altsystem innerhalb des straffen Zeitplans ohne große Verzögerungen live zu stellen.
Das Fazit des Kunden
In einem Interview mit Egon Niederacher, IT-Leiter der FH Vorarlberg, haben wir unter anderem über die wichtigsten Entscheidungsgründe für unser Campus Management System academyFIVE gesprochen:
„Uns war bewusst, dass dies ein heftiges Projekt mit beidseitigen Herausforderungen wird und haben uns deshalb für den Weg über eine europaweite Ausschreibung entschieden, für die wir einen Katalog mit 768 Kriterien erstellt haben. Letzten Endes war unter allen Bewerbern academyFIVE das System mit dem breitesten Funktionsumfang und modernster Technologie, das nahezu alle Anforderungen abdecken konnte. Auch die Projektdauer war vergleichsweise angemessen – bei anderen Anbietern hätten wir mit drei bis fünf Jahren rechnen müssen.“
Niederacher hebt außerdem auch die Herausforderung mit den Verwaltungsmitarbeitern hervor. Große Veränderungen sind meist mit einer gewissen Unsicherheit verbunden. Dank des intensiven Schulungsprogramms von Simovative konnten die Mitarbeiter optimal in das neue System begleitet werden. Auch die Erstellung einer Dokumentation war hierfür essenziell wichtig.
„Seit Projektstart empfehlen wir academyFIVE gerne und regelmäßig an unsere Kollegen anderer Hochschulen weiter. Die Verwaltungsmitarbeiter haben sich inzwischen in das neue System eingewöhnt und können effizienter arbeiten. Die gesamte Projektabwicklung war durch das Einsetzen agiler Methoden sehr zufriedenstellend und wir haben nun eine dauerhafte Lösung, die auch geänderten Anforderungen angepasst wird. So profitieren wir auch in Zukunft von unserer Entscheidung.“
Fachhochschule Vorarlberg
Dornbirn - Österreich
