Die Herausforderung

Versetzen Sie sich in folgende Lage: Sie arbeiten an der Stundenplanung für das kommende Semester, kommen aber einfach nicht voran. Zahlreiche Herausforderungen stellen sich Ihnen in den Weg: Einerseits muss eine hohe Anzahl an Terminen, Kursen und Räumen mit Studierenden und Dozierenden sinnvoll in Einklang gebracht werden. Andererseits schafft es Ihr Programm nicht, die Kontrolle sowohl über Planungsgruppen als auch über einzelne Teilnehmende zu behalten. Konflikte werden nicht rechtzeitig erkannt und Sie stehen regelmäßig vor dem Problem, kurzfristig aufwendige Änderungen durchzuführen. Dazu kommen noch viele weitere Spannungsfelder wie Incoming Students, Einzelunterricht und der ständig größer werdende Aufwand bei der Ressourcenplanung, da sämtliche Angebote und Prozesse immer heterogener und die unterschiedlichen Möglichkeiten immer vielfältiger werden.

Auch die Fachhochschule Salzburg hatte mit ihrer Planung zu kämpfen. Die österreichische Hochschule war bei ihrer Stundenplanung bislang auf ein System angewiesen, welches ein sehr komplexes Eingabetool bereitstellte und das auf keinerlei Neuentwicklung setzte, was schlussendlich zum Bruch mit dem Anbieter führte. Der gesamte Planungsprozess konnte nicht wie gewünscht umgesetzt werden, viele Schritte mussten in letzter Minute abgearbeitet werden und obendrein wurden bereits erstellte Termine ohne ersichtliche Gründe oder vorherige Ankündigungen vom System gelöscht. Aufgrund eines mangelhaften Supports wartete man auf Hilfe entweder sehr lange oder sogar vergeblich. Zum Problem mit der Stundenplanung kam dann auch noch die Dringlichkeit dazu, schnellstmöglich ein passendes und effizientes System zu finden.

Die Hochschule

Die Fachhochschule Salzburg hat sich vor über 27 Jahren der Gestaltung der Zukunft verschrieben. Heute können die rund 3.200 Studierenden an vier Standorten aus 18 Bachelor- und 12 Master-Studiengängen in vier Disziplinen auswählen.

Mehrere Jahre lang hat die FH Salzburg bei ihrer Stundenplanung mithilfe eines ausländischen Anbieters gearbeitet, doch das Tool wurde nicht mehr weiterentwickelt und drohte zu zerfallen. Als das komplette System kurz vor dem Ende stand, wurde es richtig dringend. Bei der Suche nach einem passenden Ersatz gab es zunächst die Herausforderung, dass die FH Salzburg eine reine Stundenplanungssoftware wollte, die meisten Anbieter – wie damals auch Simovative mit academyFIVE – aber nur Komplettsysteme zur Verfügung stellten. Mit einer Firma ging die FH dann sogar in die Proof of concept-Phase. Dabei wurde ersichtlich, dass es keine Schnittstelle für einen automatisierten Datenimport und -export gab und auch der Support viel zu lange für die Bearbeitung von Anfragen benötigte.

Wieder fragte man – auch auf erneute Empfehlung der FH Vorarlberg – bei Simovative an, ob denn nicht nur das eine Modul der Terminplanung genutzt werden könnte. Gemeinsam entwickelten Simovative und die FH Salzburg genau diese Möglichkeit.

Die Lösung

Es wurde also eine reine Stundenplanungssoftware benötigt, welche möglichst einfach und schnell zu bedienen ist, ein zuverlässiger Support war gewünscht, um bei Problemen rasche Antworten zu bekommen, und es musste schnell gehen – sehr schnell sogar.

Während academyFIVE bis dahin als Gesamtpaket erhältlich war, galt der Fokus nun der Terminplanung. Als Basis wurde das Stammdaten-Grundsystem implementiert, um wie von der FH Salzburg gewünscht den Datenimport und -export völlig automatisiert laufen zu lassen. Zudem wird das CampusWEB genutzt, um den Studierenden ihre Stundenpläne online verfügbar machen zu können. Doch die Konzentration lag und liegt auf der Planung. Der FH Salzburg war die Möglichkeit der Kontrolle auf Planungsgruppenebene sowie auf Teilnehmendenebene enorm wichtig, um frühestmöglich mit Teilnehmenden planen zu können und so bereits vorab potentielle Konflikte zu erkennen und zu lösen. Da es an der Hochschule viele flexible Studierende gibt, die teilweise keiner Gruppe zugeordnet werden können, kam diese Zweigleisigkeit auf Teilnehmendenebene und Planungsgruppenebene, womit nur wenige Systeme aufwarten können, gerade recht.

Nach nur vier Monaten der Einführungsphase läuft der gesamte Planungsprozess der FH Salzburg nun also mithilfe unseres Campus Management Systems academyFIVE ordnungsgemäß und stressfrei über die Bühne.