Success Story SFU Wien
In perfekter Zusammenarbeit zur Systemeinführung in Rekordzeit
Vor eine besonders große Herausforderung stellte uns die Sigmund Freud PrivatUniversität in Wien in der zweiten Jahreshälfte 2018 mit dem Wunsch, bereits im Sommersemester 2019 mit dem Betrieb eines Campus Management Systems starten zu können. Wir nahmen die Herausforderung an und in Zusammenarbeit mit dem großartigen Team der SFU ist es uns in Rekordzeit gelungen, academyFIVE in den Livebetrieb zu bringen.
Die Hochschule
Die Sigmund Freud PrivatUniversität Wien, akkreditiert seit 2005, hat neben dem weltweit ersten Vollstudium für Psychotherapiewissenschaft noch drei weitere Fakultäten: Medizin, Psychologie und Rechtswissenschaften, sowie weitere Dependancen in Linz, Berlin, Paris, Ljubljana und Mailand mit insgesamt rund 4.000 Studierenden. Vor der Einführung von academyFIVE nutzte die SFU, je nach Fakultät, eine Kombination unterschiedlicher Systeme. Zudem war das Learning Management System Moodle im Einsatz und sollte an die zukünftige Campus Management Software angebunden werden.
Die Herausforderung
Auch die Einführung eines weitestgehend standardisierten Campus Management Systems erfordert eine gewisse Zeit. Es muss detailliert abgestimmt werden, welche Module und Funktionen das System mitbringen muss. Diese Module müssen anschließend auf Basis konkreter
Prozessbeschreibungen konfiguriert werden, vorhandene Daten müssen aus bisherigen Systemen zusammengeführt und in das Campus Management System migriert werden. Zu guter Letzt muss auch das Personal der Hochschulverwaltung intensiv geschult werden – schließlich bringt das beste System nicht viel, wenn es niemand nutzen kann. All dies binnen eines halben Jahres zu erreichen, erfordert nicht nur eine sehr gute Organisation, sondern vor allem auch eine intensive Zusammenarbeit – denn schwierige Ziele erreicht man nicht im Alleingang. Innerhalb dieses straffen Zeitplans sollte zudem eine Schnittstelle zu Moodle entwickelt werden, um Noten und Bewertungen aus Moodle an academyFIVE direkt übertragen zu können.
Die Lösung
Unsere hybriden Projektmanagement-Methoden machen es uns grundsätzlich in jedem Projekt möglich, kurze Einführungs-Laufzeiten zu gewährleisten. Dennoch war das Ziel der SFU auch für uns ein sehr sportliches, welches wir ohne die großartige Mitarbeit der Universität nicht hätten erreichen können. Egal wie erfolgsversprechend angewandte Methoden auch sind, sie funktionieren nur, wenn auch auf Kundenseite ein aktives und flexibles Team steht. So konnte academyFIVE in sehr enger Abstimmung mit vielen Workshops und Schulungs-Terminen, einer effizienten Priorisierung und der Bereitschaft der SFU, Best Practice Beispiele anzunehmen und an den eigenen Strukturen zu schrauben, an der medizinischen Fakultät bereits nach sechs Monaten mit dem Grundsystem und dem Kursmanagement in den Livebetrieb übergehen. Die weiteren Fakultäten folgten bereits ein Semester später. Jetzt werden nach und nach zusätzliche Module eingeführt und das Campus Management System auf die Standorte Linz und Berlin ausgeweitet. Anschließend ist eine italienische Erweiterung für den Standort Mailand geplant.
Das Fazit des Kunden
Auf Kundenseite wurde das Projekt von Frau Ivana Madic (Leitung Softwareentwicklung) und Frau Sanela Cavarusic (Leitung Studienbetrieb-Organisation) geleitet. Beide sind überzeugt, dass die Campus Management Software academyFIVE maßgeblich an der Optimierung und Harmonisierung ihrer hochschulinternen Prozesse beteiligt war.
„Wir standen vor der Herausforderung, ein einheitliches System für sehr unterschiedliche Prozesse an unseren Fakultäten einzuführen. Und wir hatten eine große Datenmenge aus unterschiedlichen Systemen zu transformieren. Es ist uns in kurzer Zeit gelungen, alle Daten fehlerfrei und konsistent in academyFIVE zu übertragen. Die Fakultäten konnten so von Beginn an das neue System ohne Einschränkung nutzen“, betont Madic. „Die Mitarbeiter haben sich rasch an das neue Campus Management System gewöhnt.“
„Für den Lehrbetrieb hat die Einführung von academyFIVE eine deutliche Effizienzsteigerung gebracht“, so Cavarusic. „Alles ist gebündelter, kompakter, übersichtlicher und vieles wurde automatisiert. Dadurch konnten Arbeitsschritte reduziert und optimiert werden. Die Kommunikationskanäle von academyFIVE ersparen viele E-Mails und Telefonate. academyFIVE ist nun die Quelle für weitere Systeme, wie Moodle oder MS Office365.“
„Wichtig für uns“, so Madic, „war und ist nicht zuletzt auch, dass Simovative ihren Kunden die Möglichkeit bietet, sich mit eigenen Ideen in der Weiterentwicklung der Software einzubringen – diese Zusammenarbeit bewerten wir als sehr positiv und profitieren auch von den Wünschen anderer Kunden.“
Sigmund Freud PrivatUniversität
Wien - Österreich
