Campus Management im Aufbau: Struktur für das Wachstum der IT:U
Die Interdisciplinary Transformation University Austria (IT:U) befindet sich in einer dynamischen Aufbau- und Wachstumsphase. Als neu gegründete öffentliche Universität bietet sie innovative und interdisziplinäre PhD- und Masterstudiengänge an. Im Oktober 2025 startete das erste Masterprogramm – verbunden mit dem Anspruch, von Beginn an professionelle, skalierbare und zukunftssichere Strukturen im Studierendenmanagement zu etablieren.
Bereits früh war klar: Für die Organisation der Studierendenprozesse – von der Bewerbung über die Zulassung bis hin zur Immatrikulation und dem späteren Studium – wird ein leistungsfähiges Campus Management System benötigt, das mit dem schnellen Wachstum der Universität Schritt halten kann.
Entscheidungsfindung
Die Auswahl des passenden Systems erfolgte im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung mit über 200 detaillierten Anforderungen. academyFIVE konnte dieses anspruchsvolle Verfahren für sich entscheiden. Ausschlaggebend war nicht nur die funktionale Abdeckung der Anforderungen, sondern auch die Leistungsfähigkeit und Flexibilität von academyFIVE als Campus Management System.
„Für uns war entscheidend, ein Campus Management System zu finden, das flexibel ist und sich an neue Anforderungen anpassen lässt."
Dr. Theresa Csar, Teamlead Business Change & Portfolio, IT:U
Eine nachgelagerte Evaluierungsphase, die durch eine teamübergreifende Zusammenarbeit geprägt war, bestätigte die Entscheidung: academyFIVE überzeugte durch seine modulare Architektur, seine Skalierbarkeit und die Möglichkeit, Prozesse passgenau auf die Bedürfnisse der IT:U zuzuschneiden.
Umsetzung mit hoher Geschwindigkeit
Ein zentrales Merkmal der Zusammenarbeit war die hohe Umsetzungsgeschwindigkeit. Zwischen der Vertragsunterzeichnung inklusive Kick-off im Mai 2025 und dem Start der Master-Studiengänge im darauffolgenden Wintersemester lagen nur wenige Monate. Bereits im Juli 2025 stand das Basissystem zur Verfügung. Ab November konnten sich Studieninteressierte bewerben, die Immatrikulation wurde durch academyFIVE systemseitig unterstützt.
Das Basissystem wurde von Beginn an mit Blick auf eine zukünftige Erweiterung um Schnittstellen konzipiert. Die modulare Architektur von academyFIVE schafft dafür die strukturellen Voraussetzungen und bietet die notwendige Flexibilität, um neue Anforderungen schrittweise zu integrieren.
Besondere Anforderungen einer öffentlichen Universität
Als öffentliche Universität unterliegt die IT:U spezifischen regulatorischen und organisatorischen Vorgaben. Insbesondere im Bereich Reporting bestehen hohe Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Datenqualität. academyFIVE bietet hierfür die notwendigen Funktionalitäten und schafft eine verlässliche Grundlage für internes und externes Reporting.
„Gerade als öffentliche Universität sind Compliance, Transparenz und saubere Datenstrukturen für uns essenziell. academyFIVE unterstützt uns dabei, hochschulrechtliche Anforderungen verlässlich und effizient abzubilden.“
Marlene Schwab, Senior IT Projektmanagerin, IT:U
Das rasante Wachstum der IT:U bringt naturgemäß Herausforderungen mit sich. Viele Prozesse mussten erstmals definiert, implementiert und strukturiert werden. Insbesondere die Organisation der Studierenden entlang des gesamten Student Lifecycle erforderte schnelle, pragmatische Lösungen, um den operativen Betrieb sicherzustellen.
Die gemeinsame Prozessfindung war dabei anspruchsvoll und erforderte eine offene Kommunikation auf Augenhöhe. Genau diese enge Abstimmung zwischen den Teams der IT:U und Simovative ermöglichte es, Anforderungen frühzeitig zu identifizieren und gemeinsam tragfähige Lösungen zu entwickeln.
Fazit
„In einer Phase starken Wachstums war es für uns entscheidend, einen Partner zu haben, der nicht nur technologisch überzeugt, sondern auch die Dynamik einer neu entstehenden Universität versteht. Mit academyFIVE konnten wir in sehr kurzer Zeit tragfähige Prozesse etablieren und gleichzeitig die Basis für zukünftige Entwicklungen legen.“
Marlene Schwab, Senior IT Projektmanagerin, IT:U
Mit academyFIVE verfügt die IT:U über ein leistungsfähiges Campus Management System, das den aktuellen Anforderungen gerecht wird und zugleich auf weiteres Wachstum ausgelegt ist. Die Kombination aus Umsetzungsgeschwindigkeit, technischer Flexibilität und partnerschaftlicher Zusammenarbeit schafft ein stabiles organisatorisches Fundament für eine moderne Hochschulverwaltung.
Abschließend fasst Bettina Mairhofer, Teamlead Student Administration, die Einführung von academyFIVE auch mit Blick auf die Organisation der Studierendenprozesse zusammen:
„academyFIVE bildet das Rückgrat für einen gut organisierten Student Lifecycle und leistet damit einen wichtigen Beitrag zu einem positiven Studierendenerlebnis – heute und auch in Zukunft.“
Wir freuen uns darauf, die IT:U auch in den kommenden Entwicklungsschritten weiterhin partnerschaftlich zu begleiten.
