Ganze 12 Monate hat die Vorarbeit gedauert, doch jetzt dürfen wir noch vor Jahresende einen ganz großen Erfolg verkünden: Die FernUniversität in Hagen hat sich im Rahmen ihrer europaweiten Ausschreibung für academyFIVE entschieden!
Herausforderung angenommen
Für das gesamte Simovative-Team rund um Vertriebsleiterin Verena Skrawek war das Ausschreibungsverfahren der FernUniversität in Hagen eine noch nie dagewesene Herausforderung. Denn mit rund 79.000 Studierenden handelt es sich hier einerseits um die größte Hochschule Deutschlands, gleichzeitig aber auch um das bisher umfangreichste Projekt für Simovative. „In der Vergangenheit hatten wir schon an zahlreichen Ausschreibungen teilgenommen, allerdings nie mit einem solch hohen Volumen. Es war für uns also in gewisser Weise eine neue Erfahrung“, lässt Verena Skrawek das Jahr Revue passieren. „Speziell vor dem Volumen, was die Anzahl an Studierenden sowie den Umfang des Projekts betrifft, hatten wir großen Respekt. Aber unser Mut und unsere Arbeit in den letzten zwölf Monaten hat sich gelohnt und wir sind stolz auf das uns entgegengebrachte Vertrauen, dass wir dieses Projekt auch stemmen können.“
Doch nicht nur für Simovative ist die FernUniversität in Hagen einzigartig. Denn die Hochschule ist die erste und einzige staatliche Fernuniversität im deutschen Sprachraum. Strebt man eine vollwertige Ausbildung an, ohne sich an einer Präsenzuniversität einschreiben zu wollen oder zu können, ist die FernUniversität seit über 40 Jahren die passende Anlaufstelle. Darüber hinaus verfügt sie über 13 Campus in Deutschland sowie sieben Standorte im Ausland. Fünf Fakultäten bieten mehr als 20 Studiengänge in den Bereichen Kultur- und Sozialwissenschaften, Psychologie, Mathematik und Informatik, Wirtschaftswissenschaft und Rechtswissenschaft an.
Logisch also, dass die Verwaltung bei einer Hochschule dieser Größe gut organisiert sein will. „Wer sich für ein Fernstudium an der FernUniversität entscheidet, stellt nicht nur besondere Anforderungen an die Lehre, sondern wünscht sich auch möglichst individuelle und unkomplizierte Verwaltungsprozesse. Um Fernstudierende zeitgemäß über den gesamten Student Life Cycle begleiten zu können, möchte die FernUniversität die verschiedenen historisch-gewachsenen Systeme im Bereich Campus-Management durch eine integrierte Gesamtlösung ersetzen“, schildert Julia Kreimeyer, Projektleiterin der FernUniversität in Hagen, die Gründe für die Suche eines neuen Campus Management Systems.
Perfektes Match
Voraussetzung für den Zuschlag war zunächst die Teilnahmephase, in der alle Bewerbenden ihre Anträge einreichten, woraus die drei wertungsfähigsten Anträge ausgewählt wurden. Die drei entsprechenden Bewerbenden erhielten im Rahmen der Verhandlungs- und Angebotsphase eine Einladung zu den Bietergesprächen. Als dann die Mail mit dem Betreff „Zuschlagsvorankündigung“ im Postfach von Verena Skrawek landete, war die Freude groß und der Jubelschrei im gesamten Büro hörbar. „Ein ganzes Jahr lang haben wir darauf hingearbeitet. Zahlreiche Kolleg:innen waren an der Ausschreibung beteiligt und haben einen richtig tollen Job gemacht. Deswegen war es eine schöne Bestätigung, diese Nachricht zu bekommen. Und es hat uns gezeigt: Wir können alles schaffen!“ Auch Simovative-Geschäftsführer Torsten Fürbringer freut sich über den Zuschlag: „Ohne das gesamte Unternehmen, wie es heute funktioniert, wären wir nicht ansatzweise in der Lage, so eine Ausschreibung zu gewinnen. Der Dank gilt jeder einzelnen Kollegin und jedem einzelnen Kollegen. Es ist eine riesige Wertschätzung von außerhalb des Unternehmens und ein richtig großes Kompliment für das, was wir alle hier jeden Tag tun.“
Julia Kreimeyer verrät, warum die Wahl auf academyFIVE gefallen ist: „Mit der europaweiten Ausschreibung haben wir uns auf die Suche nach einer Software gemacht, die bereits am Markt etabliert und gereift ist. Gleichzeitig sollte sie flexibel auch die Besonderheiten des spezifischen Studiensystems unserer Universität abbilden. Wir freuen uns sehr, dass das Vergabeverfahren mit dem Zuschlag für die Simovative GmbH und ihr Campus Management System academyFIVE ein erfolgreiches Ende genommen hat.“
academyFIVE löst das bestehende System komplett ab und es werden zusätzlich Schnittstellen zum bestehenden Studierendenportal, Dokumenten- und Content-Management-System sowie zu verschiedenen Modulen wie etwa Finanzen, Personalwesen und Logistik erstellt. Rund fünf Jahre wird die Einführung in Anspruch nehmen. Da gilt es, keine Zeit zu verlieren, weswegen das Projekt aus dem Vertrieb ins Projektmanagement von Simovative übergeben wurde, wo vor zwei Tagen auch schon das erste Gespräch zum weiteren Prozess stattfand. „Nicht nur das System muss zur FernUniversität passen, wir haben auch in Bezug auf das Team der Simovative GmbH ein gutes Gefühl“, nennt Julia Kreimeyer einen weiteren, entscheidenden Punkt. „Die nächsten fünf Jahre werden sicherlich eine große Herausforderung für unsere Hochschule. Da tut es gut, einen Partner an unserer Seite zu wissen, der viel Erfahrung aus erfolgreichen Systemeinführungen mitbringt – und zugleich offen scheint, sich mit uns gemeinsam auf die Suche nach dem für die FernUniversität richtigen Weg zu machen.“
Es ist also eine Mammutaufgabe, aber genau darauf und auf die Zusammenarbeit mit der FernUniversität in Hagen freuen wir uns schon jetzt!