Analoge, historisch gewachsene Prozesse, eine fehlende Gesamtstrategie, unterschiedliche digitale Reifegrade und Insellösungen statt durchgängiger Workflows – das sind nur einige der Herausforderungen, mit denen Hochschulen und Universitäten auf dem Weg zur digitalen Transformation konfrontiert sind.
Im Rahmen des Arbeitskreises “Campus Management” auf der ZKI-Herbsttagung in Garching stellte Simone Wittmann, Leitung Qualitätsmanagement & Digitalisierung an der Hochschule München, in ihrem Vortrag zentrale Schmerzpunkte und Lösungsansätze vor. Ihre Botschaft war klar: Digitale Transformation ist mehr als reine Technologie. Sie ist ein institutioneller Wandel, der ein Umdenken in Prozessen, Zuständigkeiten und Arbeitsweisen erfordert. Nur wer zuhört, den Bedarf versteht, Erwartungen abgleicht und Vertrauen aufbaut, kann den Weg zur digitalen Hochschule erfolgreich gestalten.
Schmerzpunkte und Herausforderungen
Simone Wittmann zeigte auf, dass Digitalisierung an Hochschulen oft durch folgende Faktoren erschwert wird:
- Keine einheitliche Definition digitaler Prozesse: Während manche bereits die Ausgabe eines PDFs als digitalisiert betrachten, verstehen andere darunter vollständig durchgängige, automatisierte Workflows.
- Mangelnde Gesamtstrategie: Digitalisierung wird häufig punktuell gedacht, anstatt institutionell geplant und gesteuert.
- Silo-Strukturen und Insellösungen: Bereichsübergreifende Zusammenarbeit und integrierte Systeme fehlen oft.
- Fehlende Ressourcen und Kapazitäten: Sowohl personell als auch technisch sind viele Hochschulen stark gefordert.
Strategisch und partizipativ – so gelingt Transformation
Ein entscheidender Schritt besteht in der systematischen Erfassung und Priorisierung von Prozessen, um sie zu standardisieren und gezielt zu digitalisieren:
- Welche Prozesse betreffen viele Beteiligte?
- Wo liegen häufig genutzte, aber ineffiziente Abläufe?
- Wo sind personelle Ressourcen für Veränderungen vorhanden?
- Welche „Quick Wins“ lassen sich realisieren?
- Was ist technisch machbar – und was strategisch sinnvoll?
Doch technische Umsetzung allein genügt nicht. Transformation erfordert einen kulturellen Wandel – weg vom Denken in Zuständigkeiten, hin zu bereichsübergreifender Zusammenarbeit, klarer Governance und der Bereitschaft, Prozesse neu zu denken, nicht nur digital abzubilden.
Unser Beitrag: Wie academyFIVE Hochschulen unterstützt
Als Anbieter von academyFIVE, einem ganzheitlichen Campus-Management-System, begegnen wir vielen dieser Herausforderungen täglich in der Praxis. Unsere Lösung ist bereits an über 70 Hochschulen im Einsatz und wurde vielfach als Treiber für digitale Transformation genutzt – etwa durch:
- die Ablösung heterogener Einzellösungen,
- die Etablierung durchgängiger, medienbruchfreier Prozesse,
- modular aufgebaute Systemarchitektur, die sich in bestehende IT-Landschaften integrieren lässt,
- transparente Datenstrukturen und automatisierte Abläufe im Studienbetrieb,
- Einsatz von KI-gestützen Funktionen, wie etwa ein Frühwarnsystem zur Vermeidung von Studienabbrüchen.
Zugegeben: Die Vorarbeit in der Hochschule können wir nicht abnehmen – insbesondere nicht die interne Prozessanalyse und den Kulturwandel. Aber wir begleiten Universitäten von der Implementierung bis zur Weiterentwicklung mit Erfahrung, Technologie und Beratung auf Augenhöhe unter dem Motto „soviel Standardisierung wie möglich, so viel Individualisierung wie nötig“.
Was unsere Partner sagen
„Für den Lehrbetrieb hat die Einführung von academyFIVE eine deutliche Effizienzsteigerung gebracht. Alles ist gebündelter, kompakter, übersichtlicher und vieles wurde automatisiert. Dadurch konnten Arbeitsschritte reduziert und optimiert werden.“
— Sanela Cavarusic, Leitung Studienbetrieb-Organisation, SFU Wien
(Mehr dazu im Praxisbericht)
Digitalisierung braucht Strategie – und starke Partner
Die digitale Transformation an Hochschulen ist kein reines IT-Projekt – sie ist ein institutioneller Change-Prozess, der technologiegestützt, aber menschenzentriert gedacht werden muss. Wir verstehen uns als Partner der Hochschulen auf diesem Weg und bringen unsere Erfahrung, unsere Technologie und unser Engagement ein, um den digitalen Wandel aktiv mitzugestalten.
Vielen Dank an Simone Wittmann für ihren inspirierenden Vortrag, der gezeigt hat, wie wichtig es ist, Digitalisierung als ganzheitliche Aufgabe zu begreifen – und gemeinsam anzugehen.
