Onlinezugangsgesetz, Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“, eGovernment-Gesetz und eIDAS-Verordnung. Es wird einiges getan in Europa, um die Digitalisierung voranzutreiben. Insbesondere Deutschland hat dies auch dringend nötig – die Bundesrepublik befindet sich unter den Schlusslichtern in Europa im Hinblick auf den digitalen Ausbau von Verwaltungsleistungen. Nun wird auf’s Gaspedal getreten und viele sehen sich überfordert im Informations- und Gesetzestext-Dschungel.
Der Begriff Hochschulverwaltung fällt in diesem Zusammenhang selten, dabei sind auch diese betroffen und hinken der ohnehin langsamen Entwicklung massiv hinterher – und das in einer Zeit, in der die „Kunden“, die Studierenden, einer Generation zugehören, für die eine gänzlich analoge Welt kaum mehr vorstellbar ist.
Geläufiger ist in diesem Zusammenhang der Begriff „Hochschule 4.0“, der 2016 auch Thema der Kanzlertagung war. Denn es findet ein Umbruch statt und das nicht ausschließlich aufgrund der gesetzlichen Lage, es geht auch darum, sich im nationalen und internationalen Wettbewerb behaupten zu können und insbesondere an privaten Hochschulen auch um Kostenreduzierung.
Unumstritten ist, dass dieser Wandel eine der größten Herausforderungen für Hochschulen darstellt. Wir möchten deshalb einen Überblick schaffen – was bedeuten die Gesetze für die Hochschulverwaltungen, worauf müssen Sie achten, welche Technologien werden in Zukunft unumgänglich sein? Wie genau funktioniert die Digitale Signatur?
All diese Gesetze werden die digitale Signatur von Dokumenten zukünftig unumgänglich machen. Durch den Einsatz von Campus Management Systemen können Studierende bereits viele Dinge per Internet selbst erledigen und die Schlangen vor den Sekretariaten sind deutlich zurück gegangen. Mit der Digitalen Signatur können sie Ihre Dokumente für Behörden direkt aus dem Campus Management System heraus elektronisch signieren und sicher übermitteln. Folgende Anwendungsgebiete werden für die Digitale Signatur in Zukunft an Bedeutung gewinnen:
- Bewerbermanagement
- Anbieten von Studienverträgen für Bewerber
- Studierendenverwaltung
- Immatrikulations- & Exmatrikulationsbescheinigungen
- Notenübersichten für BaföG & Transcript of Records
- Rechnungen & Studiengebührenübersichten
- Studienverlaufsbescheinigungen für Rentenversicherung
- International Office
- Anerkennung von Leistungen aus dem Ausland
- Human Ressources (HR)
- Lehraufträge für externe Lehrbeauftragte
Die Vorteile, die sich daraus ergeben, liegen auf der Hand:
Eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, Notentabellen, Zeugnisse oder Gutachten zu authentifizieren. Den größten unmittelbaren Nutzen bringt außerdem die Herausgabe von durch die Hochschulleitung digital signierten elektronischen Abschlusszeugnissen. Kein Student müsste mehr beglaubigte Kopien von Zeugnissen für Bewerbungen anfertigen lassen.
Ein kleiner Blick in die Praxis verdeutlicht die Bedeutung:
Oftmals scheitern Stipendien-Vergaben oder Auslandsaufenthalte an der langwierigen Bürokratie: Authentifizierung von Gutachten, Stellungnamen von Professoren, Leistungsbestätigungen, Empfehlungsschreiben – um Einsendefristen analog, händisch und unterschrieben per Post einzuhalten, kann das Verfahren für die Studierenden zur zeitlichen Zitterpartie werden.
Mit der Digitalen Signatur gehören diese komplizierten Wege der Vergangenheit an – alle Dokumente werden rechtssicher signiert und können binnen Sekunden elektronisch übermittelt werden.
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